L’e-mail n’est pas encore mort et il a certainement de belles années devant lui. Selon les résultats d’une étude réalisée par Radicati Group, un salarié envoie en moyenne 30 emails par jour. À chaque envoi, la signature mail est notre dernière chance de laisser une bonne impression. C’est pourquoi il est important de bien la soigner. Découvrons ensemble les bonnes pratiques pour créer une signature email professionnelle. Allons-y !
Une signature email courte et synthétique
Comme nous l’avons déjà précisé plus haut, la signature e-mail sert à donner une bonne impression et à maintenir le contact avec notre interlocuteur. Elle doit contenir les informations de contact nécessaires, tout en étant courte et synthétique. Selon les dires des professionnels, elle ne doit pas dépasser 3 ou 4 lignes maximum.
Indiquez votre identité
Une signature mail qui n’indique pas clairement votre identité ne sert à rien du tout ! N’oubliez pas que cette partie de l’e-mail sert à rappeler à l’interlocuteur qui vous êtes. Elle joue le rôle des cartes visites et doit contenir :
- Votre nom et prénom ;
- Votre poste ou votre rôle au sein de la société ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Réseaux sociaux ;
- Site web de l’entreprise ;
- Un bouton « prendre RDV », etc.
Une photo de profil
Pour créer une signature email qui joue bien son rôle, n’hésitez pas à y inclure une photo de profil qui attire le regard de vos interlocuteurs.
Par ailleurs, il faut savoir que l’image donne un côté plus humain et chaleureux à l’email. Attention, le choix de la photo ne se fait pas à l’improviste. Optez pour une photo professionnelle, bien cadrée, avec un petit sourire.
Bien choisir la taille et le format de la signature
En termes de format et de taille, la signature mail doit respecter certaines règles.
Les signatures en format 100% image sont à éviter. Il est conseillé d’avoir un contenu en format texte. Ainsi, elle s’affichera correctement et parfaitement sur tous les appareils, quelle que soit la messagerie électronique utilisée par l’interlocuteur.
Selon les dires des professionnels, il est préférable de créer une signature mail format HTML. Celle-ci s’affiche sur toutes les boîtes mail. De plus, le langage HTML vous permet de configurer la signature comme bon vous semble.
Pour la taille de la signature, voici les points les plus importants à respecter :
- La largeur des images : entre 360 et 600 px
- La hauteur des images : entre 90 et 150 px
Outils pour créer une signature email professionnelle
Pour créer une signature mail professionnel, les outils sont de plus en plus nombreux.
- Signature Maker : une solution gratuite et simple d’utilisation.
- Si.gnatu.re : un outil disponible en version gratuite pendant 30 jours et en version payante à 5 dollars ou à 35 dollars.
- MySignature : c’est la solution la plus complète et la plus recommandée pour personnaliser une signature email.
Il existe d’autres outils que l’on peut citer, comme Sum Up, Don’ts, General Advice, etc.
